Telefonieren auf Deutsch: wichtige Redemittel und Tipps

Für viele Deutschlernende ist Telefonieren eine der schwierigsten Situationen – selbst wenn sie im Alltag gut zurechtkommen.

Vielleicht geht es dir genauso: Im Supermarkt, im Café oder im Gespräch mit Nachbarn fühlst du dich sicher. Aber sobald du zum Telefon greifen musst, steigt der Puls.

Telefonieren auf Deutsch leicht gemacht

Das ist völlig normal. Und ich kenne das selbst sehr gut. Selbst in England – obwohl ich mich dort sprachlich absolut wohlgefühlt habe – hatte ich am Telefon plötzlich das Gefühl, wieder Anfängerin zu sein. Am Telefon fehlt uns etwas Wichtiges: Wir sehen unser Gegenüber nicht. Wir können keine Körpersprache lesen und keine kleinen Signale erkennen. Dadurch wird das Verstehen – und auch das Sprechen – schwerer.

Viele Menschen, die in Deutschland leben und Deutsch lernen, schieben wichtige Telefonate deshalb lange vor sich her. Manche füllen Formulare nicht aus, weil ihnen eine Information fehlt. Andere warten Wochen oder Monate, bevor sie einen Termin vereinbaren.

Genau darum geht es in diesem Beitrag:

👉 Wie bereitest du ein Telefongespräch auf Deutsch vor?

👉 Welche Redemittel brauchst du?

👉 Und wie bleibst du ruhig, auch wenn die Situation schwierig ist?

Hier kannst du die passende Episode im Uplevel Your German Podcast anhören:

1. Warum formelle Telefonate in Deutschland so stressig sind

Private Gespräche – mit Freunden oder Kollegen – sind meist kein großes Problem. Richtig unangenehm wird es aber, wenn du bei einer Behörde oder in einer Firma anrufen musst.

Typische Beispiele:

• die Ausländerbehörde

• das Finanzamt

• Kundendienste

• Firmen, bei denen du dich bewirbst

Genau hier müssen wir besonders höflich, strukturiert und professionell klingen. Und genau hier fühlen wir uns oft am wenigsten sicher.

Unser Beispiel heute:

Du hast dich auf deinen Traumjob bei der Firma XY beworben.

Du hast eine Einladung zum Vorstellungsgespräch bekommen – von Frau Meier aus der Personalabteilung.

Nun hast du noch ein paar Fragen und musst bei der Firma anrufen.

Du wählst die Nummer. Es klingelt.

Und am anderen Ende meldet sich:

„Firma XY, Huber am Apparat, was kann ich für Sie tun?“

2. Der Anfang eines Telefonats: begrüßen und vorstellen

Am Telefon zählt der erste Eindruck. Er sollte kurz, klar und freundlich sein.

• Guten Morgen.

• Guten Tag.

• Guten Abend.

• (Süddeutschland:) Grüß Gott.

„Hallo“ ist weniger formell, aber zum Beispiel in einer Arztpraxis oder einem Restaurant völlig in Ordnung.

So stellst du dich vor

• „Hier spricht Anna Weber.“

• „Hier ist Anna Weber.“

• „Mein Name ist Anna Weber.“

Wichtig: In formellen Gesprächen brauchst du immer deinen Nachnamen. Du kannst den Vornamen sogar weglassen:

• „Guten Tag, mein Name ist Weber.“

Wenn du im Namen einer Firma anrufst:

• „Hier spricht Anna Weber von der Firma Schön & Gut.“

Wenn du mit einer bestimmten Person sprechen willst

Du möchtest nicht mit Herrn Huber sprechen, sondern mit Frau Meier – deiner Kontaktperson.

So sagst du das höflich:

• „Ich würde gerne mit Frau Meier sprechen.“

• „Könnten Sie mich bitte mit Frau Meier verbinden?“

• „Ich würde gerne mit Frau Meier aus der Personalabteilung sprechen.“

Falls du nicht weißt, wer zuständig ist:

• „Ich möchte gerne mit jemandem sprechen, der für den Bewerbungsprozess zuständig ist.“

„Zuständig“ bedeutet: verantwortlich.

3. Richtig buchstabieren: Das deutsche Buchstabieralphabet

Oft kommt jetzt die Frage:

„Wie war bitte Ihr Name? Können Sie mir den buchstabieren?“

Gerade bei langen oder ungewöhnlichen Namen ist das wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden.

Das neue, offizielle Buchstabieralphabet (Städtenamen)

• A wie Aachen

• B wie Berlin

• ...

Das traditionelle Buchstabieralphabet

• A wie Anton

• F wie Friedrich

• N wie Nordpol

• T wie Theodor

• ...

Viele Menschen in Deutschland benutzen immer noch das alte Alphabet. Du hörst also beides.

Tipp: Beide Alphabete findest du in meinem PDF. Lade es herunter und lege es neben dein Telefon. Das gibt Sicherheit – besonders in formellen Gesprächen.

4. Warum rufst du an? – So kommst du höflich auf den Punkt

Herr Huber fragt jetzt:

„Worum geht es denn?“„Worum handelt es sich denn?“

Das Wort „denn“ macht die Frage etwas freundlicher.

So erklärst du dein Anliegen

• „Ich rufe an, weil ich eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch bekommen habe und noch eine Frage dazu habe.“

• „Ich rufe wegen meiner Bewerbung als Marketingmanager an.“

• „Ich hätte eine Frage bezüglich des Bewerbungsgesprächs.“

• „Ich würde gerne etwas zum Ablauf erfahren.“ „Der Ablauf“ bedeutet: Was passiert genau? Wann? Wo?

Typische Rückfragen in dieser Situation

• „Wie lange dauert das Gespräch ungefähr?“

• „Soll ich bestimmte Unterlagen mitbringen?“

• „Findet der Termin online statt oder vor Ort?“

• „Gibt es Parkmöglichkeiten?“

Mach dir vor dem Telefonat Notizen – das gibt dir Sicherheit und Struktur.

5. Wenn du etwas nicht verstanden hast – höflich nachfragen

Viele Menschen haben Angst, am Telefon nachfragen zu müssen. Aber das ist völlig normal!

Hier sind höfliche Redemittel:

• „Entschuldigung, das habe ich nicht ganz verstanden.“

• „Habe ich Sie richtig verstanden: Das Gespräch dauert etwa 45 Minuten?“

• „Wenn ich Sie richtig verstanden habe, soll ich meinen Lebenslauf mitbringen?“

Mit diesen Sätzen klingst du professionell und selbstbewusst.

6. Schlechte Verbindung? Diese Redemittel brauchst du

Gerade bei Handytelefonaten kann die Verbindung schlecht sein. Wichtig ist, ruhig zu bleiben.

• „Die Verbindung ist gerade sehr schlecht. Können Sie das bitte wiederholen?“

• „Ich habe Sie akustisch nicht verstanden.“

• „Ich glaube, ich habe einen schlechten Empfang. Ich rufe später noch einmal an.“

• „Hier bin ich wieder, wir wurden kurz getrennt, aber jetzt höre ich Sie wieder gut.“

• „Mein Akku ist gleich leer, ich rufe später noch einmal an.“

„Akustisch nicht verstanden“ ist eine sehr höfliche Formulierung – auch wenn der Grund ein anderer war.

7. Den Namen des Gesprächspartners klären

Viele merken sich den Namen am Anfang nicht – das ist normal.

Frag einfach noch einmal freundlich nach:

• „Wie war Ihr Name noch einmal?“

• „Könnten Sie mir bitte Ihren Namen noch einmal sagen? Ich habe ihn leider nicht ganz verstanden.“

Das zeigt Professionalität und hilft dir später in der E-Mail:

„Wie telefonisch mit Herrn Huber besprochen …“

8. Bedanken und verabschieden – formell und freundlich

Ein höflicher Abschluss gehört immer dazu:

• „Vielen Dank für die Auskunft.“

• „Sie haben mir sehr weitergeholfen.“

• „Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben.“

Zum Schluss:

• „Auf Wiederhören.“

Nicht: „Auf Wiedersehen“ – denn ihr seht euch ja nicht.

„Tschüss“ funktioniert in weniger formellen Situationen ebenfalls.

9. Wenn du eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen musst

Das passiert häufig. Halte die Nachricht kurz:

• dein Name

• dein Anliegen

• deine Telefonnummer

Beispiel:

„Guten Tag, hier spricht Anna Weber. Ich habe eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch und hätte noch eine Frage zum Ablauf. Meine Nummer ist 0123 456789. Vielen Dank und auf Wiederhören.“

Schreib dir die Nachricht vorher auf – das nimmt Stress.

10. Falsche Nummer gewählt? So reagierst du höflich

Wenn eine ganz andere Firma drangeht oder eine Privatperson:

• „Es tut mir leid, ich habe mich verwählt.“

Kurz, höflich, fertig.

Extra: Praktische Tipps gegen die Angst vor dem Telefonieren

✔ 1. Bereite dich gut vor

Notiere:

• deine Fragen

• Daten zum Gespräch

• Unterlagen, die du brauchst

• Namen der Kontaktpersonen

✔ 2. Telefoniere an einem ruhigen Ort

Fenster schließen, Ablenkungen reduzieren.

✔ 3. Sprich langsam und deutlich

Nicht schneller werden, wenn du nervös bist.

✔ 4. Frag sofort nach, wenn etwas unklar ist

So vermeidest du Missverständnisse.

✔ 5. Stell dir vor, du rufst für jemand anderen an

Ein einfacher Trick, der den Druck reduziert.

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Übung macht sicherer – wirklich!

Je besser du vorbereitet bist, desto entspannter klingst du.Und je öfter du telefonierst, desto leichter wird es – Schritt für Schritt.

Hier findest du alle Redemittel und das Buchstabieralphabet noch einmal als PDF zum Herunterladen.

Wenn du es jetzt speicherst, bist du perfekt vorbereitet, sobald du irgendwo anrufen musst. Wenn du in echten Gesprächen sicherer werden möchtest, schau dir meinen Sprachclub an. Dort übst du, frei, spontan und sicher auf Deutsch zu sprechen.