Deutsch bei Behörden: Briefe verstehen und am Telefon nachfragen

Schon wieder ein Brief von einer Behörde.

Du machst ihn auf und liest:

„Bitte reichen Sie die fehlenden Nachweise innerhalb von 14 Tagen nach.“

Moment mal. Du hast doch schon vor zwei Wochen alle Unterlagen hingeschickt! Dann kam noch ein Formular, das du auch ausgefüllt hast. Und jetzt sollst du schon wieder etwas einreichen?

Also liest du den Brief noch einmal. Aber so richtig klar ist dir immer noch nicht, was die eigentlich von dir wollen.

Ich habe selbst erst vor ein paar Tagen wieder so einen Brief bekommen. Und obwohl ich nicht nur Deutschlehrerin, sondern auch Juristin bin, muss auch ich manche Behördenbriefe zweimal lesen, um genau zu verstehen, was die Behörde von mir möchte.

Gerade wenn Deutsch nicht deine Muttersprache ist, kann das ganz schön anstrengend sein.

Natürlich kannst du dir einen solchen Brief heute mit KI übersetzen oder erklären lassen. Aber was machst du, wenn du schon mehrmals Unterlagen geschickt hast und trotzdem nicht weiterkommst?

Manchmal hilft es, einfach bei der Behörde anzurufen.

In diesem Artikel lernst du wichtige Wörter aus Behördenbriefen kennen und bekommst konkrete Beispielsätze, mit denen du am Telefon dein Anliegen erklären, freundlich nachfragen und Missverständnisse klären kannst.

Kurz erklärt: Die wichtigsten Wörter aus Behördenbriefen

Diese Begriffe begegnen dir in offiziellen Schreiben besonders häufig:

Ausdruck	Bedeutung
der Nachweis	Ein Dokument oder eine Information, mit der du etwas belegst
Unterlagen einreichen	Dokumente offiziell bei einer Behörde abgeben oder einreichen
Unterlagen nachreichen	Fehlende Dokumente später zusätzlich abgeben
das Aktenzeichen	Eine Nummer oder Kombination aus Zahlen und Buchstaben, mit der ein Vorgang zugeordnet wird
die Frist	Der Zeitraum, innerhalb dessen etwas erledigt werden muss
das Anliegen	Der Grund, warum du dich an eine Behörde wendest
etwas liegt vor	Etwas ist bereits vorhanden, beispielsweise ein Dokument

Viele dieser Ausdrücke brauchst du nicht unbedingt selbst zu benutzen. Aber es ist wichtig, dass du sie erkennst, wenn sie in einem Brief stehen oder ein Mitarbeiter sie am Telefon verwendet.

Lieber hören als lesen?

In der passenden Episode meines Podcasts Uplevel Your German erkläre ich dir diese Wörter anhand eines typischen Behördenbriefs. Du hörst außerdem, wie du am Telefon natürlich und freundlich nachfragen kannst.

Uplevel Your German

Was bedeutet „Bitte reichen Sie die fehlenden Nachweise nach“?

Kommen wir noch einmal zu unserem Brief zurück:

„Bitte reichen Sie die fehlenden Nachweise innerhalb von 14 Tagen nach.“

Hier sind zwei Wörter besonders wichtig: Nachweise und nachreichen.

Ein Nachweis ist ein Dokument oder eine Information, mit der du etwas beweisen beziehungsweise belegen kannst.

Wenn du zum Beispiel dein Einkommen nachweisen musst, brauchst du möglicherweise deine Gehaltsabrechnungen.

Weitere Beispiele:

• „Bitte reichen Sie einen Nachweis über Ihre Krankenversicherung ein.“

• „Wir benötigen noch einen Nachweis über Ihr Einkommen.“

• „Die entsprechenden Nachweise liegen uns bereits vor.“

Das Verb einreichen bedeutet, dass du Unterlagen offiziell bei einer Behörde abgibst oder hinschickst. Häufig geht das inzwischen auch online.

Nachreichen bedeutet dagegen, dass du etwas später zusätzlich abgibst, weil es vorher noch gefehlt hat.

Zum Beispiel:

„Ich muss noch eine Kopie meines Ausweises nachreichen.“

Oder:

„Die Unterlagen habe ich bereits eingereicht. Nur die unterschriebene Erklärung muss ich noch nachreichen.“

Der Unterschied ist also:

• einreichen: Du gibst Unterlagen offiziell ab.

• nachreichen: Du gibst zusätzliche oder fehlende Unterlagen später ab.

Wie fragst du nach, wenn du die Unterlagen schon eingereicht hast?

Vielleicht hast du genau die Unterlagen, die jetzt verlangt werden, bereits abgeschickt.

Dann kannst du natürlich noch einmal eine E-Mail schreiben.

Zum Beispiel:

„Ich habe Ihnen die angeforderten Unterlagen bereits am 15. Oktober zugeschickt. Jetzt habe ich ein weiteres Schreiben erhalten, in dem ich aufgefordert werde, diese Unterlagen nachzureichen. Könnten Sie mir bitte mitteilen, welche Nachweise genau noch fehlen?“

Das klingt ziemlich formell, passt aber gut zu einer E-Mail an eine Behörde.

Wenn du allerdings schon mehrmals geschrieben hast und keine klare Antwort bekommst, kann ein Telefonat sinnvoll sein.

Und am Telefon musst du dich natürlich etwas anders ausdrücken.

Du kannst nicht einfach deinen ganzen Brief vorlesen. Stattdessen erklärst du zunächst kurz, warum du anrufst, und reagierst dann auf die Fragen des Mitarbeiters.

Bei einer Behörde anrufen: So bereitest du dich vor

Bevor du anrufst, legst du dir am besten den Brief zurecht.

Wahrscheinlich wirst du nach deinem Aktenzeichen gefragt.

Das ist eine Nummer oder Kombination aus Zahlen und Buchstaben, mit der die Behörde deinen Vorgang zuordnen kann.

Manchmal heißt sie auch Vorgangsnummer oder Bearbeitungsnummer.

Häufig findest du sie oben auf dem Brief, beispielsweise im Betreff oder bei den Kontaktdaten.

Schreib dir außerdem auf, was du wissen möchtest. In unserem Beispiel wären das drei Fragen:

1. Welche Unterlagen fehlen noch?

2. Wie kann ich sie nachreichen?

3. Bis wann müssen sie bei der Behörde sein?

So vergisst du im Gespräch keine wichtige Frage.

1. Das Telefonat beginnen und dein Anliegen erklären

Vielleicht meldet sich der Mitarbeiter mit seinem Namen und dem Namen der Behörde.

Dann könntest du sagen:

„Guten Tag, mein Name ist … Ich habe einen Brief von Ihnen bekommen und hätte dazu ein paar Fragen.“

Vielleicht wirst du jetzt erst einmal nach deinem Aktenzeichen gefragt.

Anschließend kommt möglicherweise die Frage:

„Was genau ist denn Ihr Anliegen?“

Das Wort Anliegen hörst du bei Behörden ziemlich häufig. Gemeint ist einfach der Grund, warum du anrufst, also das, was du wissen oder klären möchtest.

Du könntest zum Beispiel antworten:

„Ich habe vor zwei Wochen Unterlagen eingereicht, aber jetzt habe ich wieder einen Brief bekommen. Da steht, dass Sie noch mehr Nachweise brauchen. Und ich bin mir nicht ganz sicher, was genau noch fehlt.“

Oder etwas kürzer:

„Könnten Sie bitte nachsehen, welche Unterlagen Sie noch von mir brauchen?“

Beide Formulierungen sind natürlich und freundlich.

2. Freundlich, aber bestimmt nachhaken

Vielleicht sagt der Mitarbeiter:

„Einen Moment bitte, ich schaue mal nach.“

Und dann:

„Ah ja, ich sehe hier, dass wir noch eine unterschriebene Erklärung von Ihnen brauchen.“

Du bist überrascht, denn du bist dir ziemlich sicher, dass du diese Erklärung schon abgeschickt hast.

Dann kannst du sagen:

„Ach, die Erklärung hatte ich eigentlich schon mitgeschickt. Könnten Sie bitte noch einmal nachsehen?“

Das ist ein Satz, den du dir gut merken kannst.

Mir fällt in meinen Deutschkursen manchmal auf, dass manche Teilnehmer in solchen Situationen sehr vorsichtig sind. Sie möchten auf keinen Fall unhöflich wirken und formulieren deshalb ihre Fragen möglichst indirekt.

Aber in Deutschland darfst du bei einer Behörde normalerweise durchaus klar und direkt sagen, was du wissen möchtest.

Du musst dich nicht dafür entschuldigen, dass du eine Frage hast.

„Könnten Sie bitte noch einmal nachsehen?“ ist freundlich und völlig angemessen.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie du deine Bitten auf Deutsch natürlich formulierst, lies auch meinen Artikel Höflich bitten mit dem Konjunktiv II.

3. Klären, wie du die fehlenden Unterlagen nachreichen kannst

Stellen wir uns vor, der Mitarbeiter schaut noch einmal nach und entdeckt das Problem.

„Ah, ich sehe schon. Die Erklärung liegt vor, aber leider haben Sie die letzte Seite nicht unterschrieben.“

Jetzt weißt du endlich, was fehlt.

Du könntest antworten:

„Ach so, okay. Dann muss ich die unterschriebene Seite also noch nachreichen?“

Und anschließend fragst du:

„Ist es okay, wenn ich Ihnen die unterschriebene Seite als PDF schicke?“

Vielleicht ist das möglich. Vielleicht braucht die Behörde aber auch das Original.

Dann könnte der Mitarbeiter sagen:

„Nein, in diesem Fall brauchen wir leider das Original.“

Und du antwortest:

„Okay, dann schicke ich Ihnen die Seite per Post.“

Du siehst: Du brauchst in so einem Telefonat gar keine besonders komplizierten Formulierungen.

Was ist eine Frist? Und wie fragst du nach einer Fristverlängerung?

Jetzt weißt du, welches Dokument noch fehlt. Aber du hast noch eine weitere Frage.

Im Brief stand:

„Bitte reichen Sie die fehlenden Nachweise innerhalb von 14 Tagen nach.“

Das ist eine Frist.

Eine Frist ist ein Zeitraum, innerhalb dessen etwas erledigt werden muss.

Vielleicht bist du dir nicht sicher, bis wann die Unterlagen bei der Behörde sein müssen.

Dann fragst du:

„Bis wann müssen die Unterlagen spätestens bei Ihnen sein?“

Oder du weißt bereits, dass du ein bestimmtes Dokument nicht rechtzeitig bekommen wirst.

Dann könntest du sagen:

„Ich fürchte, das schaffe ich nicht rechtzeitig. Wäre es möglich, die Frist zu verlängern?“

Ob eine Fristverlängerung möglich ist, hängt natürlich von der jeweiligen Situation ab. Aber du kannst zumindest danach fragen.

Wichtig ist, dass du eine Frist nicht einfach ignorierst. Wenn du unsicher bist, kläre rechtzeitig, welche Frist gilt und ob du etwas schriftlich beantragen musst.

Was bedeutet „unverzüglich“ in einem Behördenbrief?

Vielleicht steht in deinem Brief auch, dass du etwas unverzüglich erledigen sollst.

Dieses Wort klingt nach sehr förmlichem Deutsch. Und genau das ist es auch.

In der Rechtssprache bedeutet unverzüglich „ohne schuldhaftes Zögern“.

Das heißt nicht unbedingt im selben Moment, aber ohne unnötige Verzögerung.

Den Unterschied zwischen gleich, sofort, zügig und unverzüglich erkläre ich ausführlicher in meinem Artikel Gleich, sofort oder unverzüglich?.

Was sagst du, wenn du den Mitarbeiter nicht richtig verstanden hast?

Gerade am Telefon ist es manchmal schwierig, alles sofort zu verstehen.

Vielleicht spricht dein Gesprächspartner sehr schnell. Vielleicht hörst du einen Ausdruck, den du nicht kennst, oder du bist dir nicht sicher, welches Dokument du schicken sollst.

Dann kannst du natürlich sagen:

„Entschuldigung, könnten Sie das bitte noch einmal wiederholen?“

Oft ist es aber sogar hilfreicher, wenn du zusammenfasst, was du verstanden hast.

Zum Beispiel:

„Habe ich Sie richtig verstanden? Ich muss also nur noch die unterschriebene Seite schicken und nicht das ganze Formular?“

Oder:

„Das heißt, wenn ich Ihnen die unterschriebene Seite nachreiche, dann haben Sie alles, was Sie brauchen?“

So kannst du überprüfen, ob du wirklich alles richtig verstanden hast.

Und der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, dich zu korrigieren, falls etwas nicht stimmt.

Am Ende des Gesprächs würde ich noch eine weitere Frage stellen:

„Muss ich sonst noch etwas beachten?“

Vielleicht bekommst du dadurch einen wichtigen Hinweis, an den du vorher gar nicht gedacht hast.

Diese Sätze kannst du bei einer Behörde verwenden

Hier findest du die wichtigsten Formulierungen noch einmal auf einen Blick.

Situation	Das kannst du sagen
Du möchtest eine Frage zu einem Brief stellen.	„Ich habe einen Brief von Ihnen bekommen und hätte dazu ein paar Fragen.“
Du möchtest dein Anliegen erklären.	„Ich bin mir nicht ganz sicher, welche Unterlagen noch fehlen.“
Du hast die Unterlagen schon geschickt.	„Ich habe die Unterlagen eigentlich schon eingereicht.“
Du möchtest nachhaken.	„Könnten Sie bitte noch einmal nachsehen?“
Du fragst nach dem Versandweg.	„Ist es okay, wenn ich Ihnen das als PDF schicke?“
Du fragst nach einer Frist.	„Bis wann müssen die Unterlagen spätestens bei Ihnen sein?“
Du brauchst mehr Zeit.	„Wäre es möglich, die Frist zu verlängern?“
Du möchtest sicher sein, dass du alles verstanden hast.	„Habe ich Sie richtig verstanden, dass …?“
Du möchtest das Gespräch abschließen.	„Muss ich sonst noch etwas beachten?“

Du kannst dir diese Tabelle speichern oder vor einem Telefonat noch einmal durchlesen.

Warum sich ein Anruf bei einer Behörde manchmal wirklich lohnt

Ich weiß, dass Telefonieren für viele Deutschlerner eine unangenehme Vorstellung ist.

Mir ging es selbst so, als wir im Ausland gelebt haben.

Ich erinnere mich noch gut an einen Anruf bei einer Hotline in England. Ich hatte mehr als 20 Minuten gewartet, bis ich endlich dran war. Und dann sprach der Mitarbeiter einen so starken Dialekt, dass ich fast nichts verstand.

Irgendwann habe ich ziemlich frustriert wieder aufgelegt.

Solche Erfahrungen kann man natürlich auch in Deutschland machen.

Aber ich habe mit Behörden auch schon ganz andere Erfahrungen gemacht.

Manchmal schickt man ein Formular ab, dann kommt der nächste Brief, dann soll man wieder irgendetwas nachweisen. Irgendwann hat man das Gefühl, dass überhaupt nichts vorangeht.

Und dann ruft man an, obwohl man eigentlich schon ziemlich genervt ist, und stellt fest, dass da ein wirklich netter Mensch am anderen Ende der Leitung sitzt.

Ich habe schon Mitarbeiter erlebt, die sich viel Zeit genommen haben, zugehört haben und gemeinsam mit mir versucht haben, eine Lösung zu finden.

Natürlich klappt das nicht immer. Manchmal erreicht man auch einfach niemanden.

Aber oft lässt sich in einem persönlichen Gespräch schneller klären, wo das Problem liegt.

Noch ein Tipp aus meiner eigenen Erfahrung: Ich bewahre Kopien von wichtigen Formularen auf, die ich an Behörden schicke. Und nach einem wichtigen Telefonat notiere ich mir manchmal, mit wem ich gesprochen habe, was wir besprochen haben und was das Ergebnis war.

Gerade wenn es um Fristen oder wichtige Entscheidungen geht, kann es außerdem sinnvoll sein, eine Auskunft schriftlich bestätigen zu lassen.

Kleine Übung: Wie würdest du reagieren?

Stell dir vor, du hast gerade bei einer Behörde angerufen.

Situation 1: Der Mitarbeiter sagt, dass noch Unterlagen fehlen. Du hast sie aber schon geschickt.

Wie könntest du freundlich nachfragen?

Situation 2: Du möchtest wissen, ob du ein Dokument per E-Mail schicken kannst.

Welche Frage stellst du?

Situation 3: Du hast nicht genau verstanden, ob du das ganze Formular oder nur eine Seite schicken sollst.

Wie überprüfst du, ob du alles richtig verstanden hast?

Versuche, die Antworten zuerst selbst zu formulieren und anschließend laut zu sagen.

Denn im Gespräch hast du normalerweise keine Zeit, lange über jeden Satz nachzudenken.

Kleine Übung: Was würdest du am Telefon sagen?

Stell dir vor, du rufst bei einer Behörde an, weil du einen Brief bekommen hast. Wie reagierst du auf die Aussagen des Mitarbeiters? Wähle jeweils die Antwort, die am besten zur Situation passt.

Häufige Fragen zu Behördendeutsch

Was bedeutet „Unterlagen nachreichen“?

Nachreichen bedeutet, dass du fehlende oder zusätzliche Unterlagen später abgeben sollst. Die Behörde hat also bereits Unterlagen erhalten, benötigt aber noch weitere Dokumente oder Informationen.

Was ist der Unterschied zwischen „einreichen“ und „nachreichen“?

Einreichen bedeutet, dass du Dokumente offiziell abgibst. Nachreichen bedeutet, dass du später noch etwas zusätzlich abgibst, beispielsweise ein fehlendes Formular oder eine Unterschrift.

Was ist ein Aktenzeichen?

Ein Aktenzeichen ist eine Nummer oder Kombination aus Zahlen und Buchstaben, mit der eine Behörde deinen Vorgang identifizieren kann. Oft findest du es oben auf einem Schreiben.

Wie kann ich bei einer Behörde höflich nachfragen?

Du kannst zum Beispiel sagen: „Könnten Sie bitte noch einmal nachsehen?“ oder „Könnten Sie mir bitte sagen, welche Unterlagen noch fehlen?“ Beide Sätze sind freundlich, klar und für ein Telefonat mit einer Behörde geeignet.

Was bedeutet „Anliegen“ bei einer Behörde?

Dein Anliegen ist der Grund, warum du die Behörde kontaktierst. Wenn ein Mitarbeiter fragt: „Was ist Ihr Anliegen?“, möchte er wissen, was du klären möchtest oder welche Unterstützung du brauchst.

Wie frage ich nach einer Fristverlängerung?

Eine natürliche und höfliche Formulierung ist: „Ich fürchte, ich schaffe das nicht rechtzeitig. Wäre es möglich, die Frist zu verlängern?“ Ob eine Verlängerung möglich ist und wie du sie beantragen musst, hängt vom jeweiligen Verfahren ab.

Deutsch bei Behörden: Du musst nicht jedes Wort kennen

Kommen wir noch einmal zu dem Brief vom Anfang zurück:

„Bitte reichen Sie die fehlenden Nachweise innerhalb von 14 Tagen nach.“

Jetzt verstehst du, was die Behörde von dir möchte.

Vielleicht weißt du aber immer noch nicht, welche Dokumente fehlen.

Und genau dafür kennst du jetzt einige Sätze, mit denen du freundlich und direkt nachfragen kannst.

Zum Beispiel:

„Ich habe die Unterlagen eigentlich schon eingereicht. Könnten Sie bitte noch einmal nachsehen?“

Oder:

„Habe ich Sie richtig verstanden, dass ich nur die unterschriebene Seite nachreichen muss?“

Vielleicht ist nach dem Telefonat noch nicht alles erledigt. Vielleicht musst du tatsächlich noch einmal etwas schicken. Aber zumindest weißt du, wie es weitergeht.

Und wie ist das bei dir? Hast du auch schon einmal erlebt, dass du mit einem Telefonat viel weitergekommen bist als mit mehreren E-Mails oder Briefen?

Neue Formulierungen verstehen – und spontan verwenden können

Ein Telefonat kannst du vorbereiten. Aber du weißt vorher nie genau, welche Fragen dir der Mitarbeiter stellen wird.

Und das ist oft eine der größten Schwierigkeiten beim Sprechen einer Fremdsprache: Du kennst eigentlich die Wörter und die Grammatik, musst aber im richtigen Moment spontan reagieren.

Genau das kannst du im CharLingua Sprachclub üben.

Dort sprechen wir in kleinen Gruppen regelmäßig über unterschiedliche Themen aus dem Alltag und aus dem Leben in Deutschland. Du kannst neue Formulierungen ausprobieren, Fragen stellen und üben, spontaner auf Deutsch zu reagieren.

Wenn du den Sprachclub kennenlernen möchtest, kannst du mit der 7-tägigen Testwoche für 9 € beginnen. Du bekommst direkt Zugang zum Lernmaterial und kannst an einem Live-Gespräch teilnehmen. Die Testwoche endet automatisch, ohne dass daraus ein Abonnement wird.

Hier findest du alle Informationen zum Sprachclub und zur Testwoche.