Deutsch im Büro: Wie du Termine höflich absagen und verschieben kannst

Wenn du einen Deutschkurs machst, lernst du viele Standardformulierungen. Aber im Alltag oder im Berufsleben klingen dann viele Sätze ganz anders.

Neben Hochdeutsch und Umgangssprache gibt es nämlich auch Sprachvarianten, die sich in bestimmten Bereichen entwickeln: zum Beispiel in der Jugendsprache oder im Büro.

In dieser Folge vom Uplevel Your German Podcast schauen wir uns an, wie man im Büro Termine absagt oder verschiebt – und welche Formulierungen dabei besonders häufig sind. Im Podcast hörst du auch, wie diese Sätze wirklich im Alltag ausgesprochen werden.

Sprache im Büro – anders als im Kurs?

Vielleicht hast du auch schon gemerkt: In E-Mails oder Gesprächen im beruflichen Kontext werden oft andere Wörter und Formulierungen verwendet als im Alltag. Es ist förmlicher – und oft übernehmen wir englische Begriffe:

• Ein „Treffen“ wird zum Meeting (das Meeting)

• Der „Anruf“ ist ein Call (der Call)

• Der „Zeitraum“ wird zum Slot (der Slot)

Tipp: Auch, wenn du die Wörter problemlos erkennst - achte immer auf den deutschen Artikel!

Auch beim Thema Termine gibt es typische Redewendungen, die du kennen solltest.

Natürlich musst du nicht alle Varianten selbst aktiv benutzen, aber du solltest sie verstehen und darauf reagieren können.

Einen Termin höflich absagen

Stell dir vor: Du hast einen Termin, aber etwas ist dazwischengekommen (something has come up). Was kannst du sagen?

Standard-Sätze:

• Ich muss den Termin leider absagen.

• Ich kann leider nicht kommen.

• Ich kann leider doch nicht kommen.

Das Wörtchen „doch“ verändert hier den Satz: Es zeigt, dass sich deine Pläne kurzfristig geändert haben. Mehr über "doch" kannst du hier lesen >>>

Einen Grund nennen – mit denn oder weil

Du möchtest zeigen, dass es dir leid tut? Dann gibst du höflich einen Grund an:

• Ich kann leider nicht kommen, denn ich muss zum Arzt.

• Ich kann leider nicht kommen, weil ich zum Arzt muss.

Beide Varianten sind korrekt.

Nach "denn" steht ein Hauptsatz (das Verb steht auf der zweiten Position)

und nach weil steht ein Nebensatz (das Verb steht am Ende).

Tipp: In der gesprochenen (!) Sprache hörst du auch nach "weil" oft einen Hauptsatz. Du darfst also sagen: Ich kann leider nicht kommen, weil ich muss zum Arzt.

Wenn du den Grund nicht nennen willst

Manchmal ist der Grund privat – dann hilft dieser Satz:

• Mir ist etwas Dringendes dazwischengekommen.

Typische Gründe für eine Absage

Vielleicht musst du den Termin absagen, weil einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Ich habe einen internen Notfall.

• Mein Chef hat einen Call angesetzt.

• Ich habe einen Kundentermin reinbekommen.

• Ich bin doppelt gebucht.

• Ich muss mein Kind von der Schule abholen.

Im Podcast hörst du, wie diese Sätze tatsächlich im Alltag ausgesprochen werden – oft schneller, mit verschluckten Endungen oder verbundenen Wörtern.

Einen neuen Termin vorschlagen

Wenn du den Termin nicht einfach streichen (cancel the appointment) möchtest, kannst du einen neuen Vorschlag machen. Du hast wieder viele verschiedene Möglichkeiten.

Höflich und formell (mit Sie-Form):

• Mit Konjunktiv II – besonders höflich: - Ginge es bei Ihnen am Montag? - Wie wäre es bei Ihnen am Montag?

• Etwas informeller: - Wie schaut es bei Ihnen am Montag aus?

  - Passt der kommende Montag?

Eigene Vorschläge machen:

• Ich kann folgende Slots vorschlagen.

• Alternativ könnte ich auch den Dienstag anbieten.

Reaktionen auf Terminvorschläge

Wenn der Vorschlag für deinen Gesprächspartner nicht passt, dann hörst du zum Beispiel:

• Da kann ich leider nicht.

• Da bin ich leider ausgebucht.

• Der Tag wäre leider schwierig für mich. (wieder Konjunktiv II)

Oder wenn der neue Termin passt:

• Ja, das passt gut.

• Das geht.

• Das könnte ich möglich machen. (wieder Konjunktiv II)

Sprache bewusst wahrnehmen

Jede Umgebung hat ihre eigene Sprache. Jugendliche sprechen anders als ihre Eltern, Sportvereine haben ihren Jargon – und im Büro gelten eben auch eigene Sprachregeln. Wer sich sprachlich sicher bewegt, zeigt, dass er dazugehört.

Wenn du bewusst hinhörst, wirst du schnell typische Redewendungen erkennen – und mit etwas Übung auch selbst nutzen können.

🎧 Im Podcast zur Folge hörst du alle Sätze noch einmal – inklusive der natürlichen Aussprache >>>